Ante la incertidumbre actual, es cada vez más complejo decidir cómo priorizar las posibilidades y cómo reaccionar ante las oportunidades y los problemas, y cómo priorizar el uso de recursos. Por lo tanto, una gran herramienta para mejorar el uso de recursos es diseñar escenarios.
Todos estamos inmersos en esta súper extraña situación que nos ha obligado a transformarnos. Hay menos recursos, muchos problemas que resolver y muchas oportunidades para quien las puede aprovechar.
Ante el riesgo, te recomiendo que incluyas una fase de prospección de información en tus proyectos, con lo que tendrás más elementos para dar pasos más firmes hacia tus metas, definiendo posibles escenarios que actualices conforme tengas más información. Este análisis es estratégico, lo que no significa que necesariamente sea complejo, largo o caro. Todo depende del tamaño del proyecto y sobre todo, del impacto de no alcanzar tu meta. Lo primero es hacerte un espacio en tu plan para hacer las preguntas correctas y analizar los datos obtenidos para tener más información para realizar planteamientos más concretos en un mundo totalmente cambiante.
El objetivo del análisis de escenarios es ayudar a identificar mejores oportunidades y de este modo enfocar tus recursos valiosos como el tiempo, el dinero y la energía a opciones que tengan mayor posibilidad y/o mayor impacto en el logro de tus objetivos.
Con ello, se busca identificar, calificar y priorizar mejor las oportunidades. Muchas veces sabemos qué queremos lograr pero no sabemos por dónde empezar. Todo cambio implica hacer un proyecto. La gestión de proyectos es una gran caja de herramientas para dar orden y estructura a un emprendimiento. ¿Te ha pasado alguna vez ejecutar un proyecto y no cumplir con el objetivo, o bien, no cubrir la necesidad que buscabas? O quizá, era una buena propuesta pero el camino elegido fue mucho más complejo que alguno otro que te daba lo mismo resultado.
Beneficios del análisis de escenarios
El beneficio número uno es un aumento de los resultados a un menor costo, porque si tienes más información ahorrarás recursos. Por ejemplo, en ventas, prospectar implica realizar procesos previos para convertir más prospectos en clientes. Esta fase previa es también parte del proyecto. Es conveniente realizar un esfuerzo un tanto estructurado de prospección y perfeccionar tus procesos de obtención y análisis de información.
Algunas preguntas típicas para iniciar un proceso de análisis de escenarios son:
- ¿Existe una estrategia general?
- ¿Cuáles son los objetivos concretos, indicadores y recursos asignados?
- ¿Qué información hay de experiencias previas propias y de otros?
- ¿Hay datos de resultados anteriores?
- ¿Cuáles son las fuentes de información disponibles? ¿qué otras fuentes podrían ser accesibles?
- ¿Quiénes son los principales participantes, interesados o afectados en el proyecto que pueden proporcionar información (encuestas, entrevistas, focus groups, observación)?
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Tips para iniciar
Partamos de que seguramente estarás en un ambiente de alta incertidumbre, donde lo que quieres es tener un camino a seguir más claro, es decir, elementos para crear un proyecto más concreto para aprovechar mejor tu tiempo y esfuerzo y el de tu equipo.
Algunos tips que puedo sugerirte para sacar el mejor provecho de tu esfuerzo es:
- Considera el análisis de escenarios como parte del proyecto: Plantea esta fase inicial como parte del trabajo a realizar, incluye tiempo y energía a pensar como obtener más información antes de que te comprometas o generes expectativas que quizá te cueste trabajo cumplir. Actualiza tus escenarios conforme tengas más información
- Comprende bien al cliente o beneficiado final: Toda transformación implica cambio en procesos y especialmente en personas, por lo tanto el reto puede ser grande. Toda transformación es un proyecto, y busca un beneficio para alguien. Muchas veces, son varias personas las que se verán afectadas en el camino, para bien y también para mal. Te recomiendo comprender lo mejor posible cómo es ese cliente final que se verá beneficiado, qué busca, qué necesita. Búscalo, entrevístalo, obsérvalo. Esto te ayudará a enfocar mejor tu esfuerzo y también a comunicar de forma más efectiva lo que buscas lograr con tu proyecto y gestionar las expectativas de quienes se ven afectados por el proyecto de forma menos positiva.
- Comunica frecuentemente a los principales participantes y afectados (stakeholders). Gestionar expectativas es una de las principales funciones de la gestión de proyectos. Partimos de que vivimos en una muy alta incertidumbre, y lo que se espera es que conforme tengas más información, actualices a tus principales clientes y apoyos sobre el panorama futuro. De esta manera mantendrás más cohesionados los esfuerzos hacia el objetivo que pretendes.
- Valida con cierta frecuencia si vale la pena seguir. En ocasiones, comenzamos con mucha energía y esperanza, y también sin información suficiente. Se espera que obtengas más información para tomar mejores decisiones. Tomar la decisión de no seguir porque no vale la pena invertir más recursos en esa iniciativa o en ese tipo de opción para lograr tu meta es una excelente decisión. Te ahorrarás cuantiosos desperdicios de tus valiosos recursos, que podrás invertir mejor. Ese es el beneficio principal de este enfoque.
Este enfoque es parte de la gestión de riesgo que todo proyecto debe tener. Verás los beneficios de inmediato en ahorros de tiempo, energía, conflictos y esfuerzo para llegar a tus objetivos.
Comparte en los comentarios cómo podrías mejorar el resultado de tus proyectos incluyendo algunas actividades de prospección estratégica.
Elaboró: Maru González, MA, MP, PMP, PMI-ACP, PMI-PBA, DA Scrum Master, Coach.
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