Calidad significa “de acuerdo con los requisitos”. Por lo tanto, buscando la máxima calidad, muchas veces los líderes de proyecto y patrocinadores vuelcan sus ojos en los clientes y directivos, olvidándose por completo de quien hace los proyectos realidad: el equipo.
Está más que comprobado tanto el la teoría como en la práctica, que la gente feliz y satisfecha con su trabajo, es mucho más productiva, soluciones problemas que van más allá de lo imaginable. Por lo tanto, invertir tiempo en construir un equipo integrado y eficiente es una gran inversión.
El trabajo es muchas veces, el lugar donde las personas pasamos la mayor parte de nuestras horas diarias. El trabajo no tendría por que ser como espacio rígido y desagradable.
En proyectos, el liderazgo y el trabajo en equipo es mucho más complejo que en ambientes productivos tendientes a la operación. Por la naturaleza de los proyectos, los equipos son temporales, cada persona puede tomar diferentes roles dependiendo de su actividad más que de su jerarquía. Esta dinámica no es fácil de gestionar.
Los grupos de trabajo pasan por un ciclo de fases, de acuerdo al modelo de desarrollo de equipos de Tuckman. Las primeras fases suelen ser muy inciertas y con emociones a flor de piel, por lo tanto a veces no son muy productivas como las más avanzadas. A continuación se detalla cada una de ellas:
- Formación: al inicio del proyecto, la gente es invitada a participar. Muchas veces saben del proyecto y se muestran con gran entusiasmo en participar. Muchas otras no saben o quisieran evitarlos y “les tocó”. Es importante informar de qué se trata el proyecto, objetivos, beneficios y cualquier información que se tenga, aclarar roles, responsabilidades, logística, etc. Y despejar cualquier duda.
- Tormenta: afloran los conflictos y emociones. Muchas veces comienzan roces claros o disimulados. Es importante abrir conversaciones y enfrentar conflictos abiertamente y pedir ayuda cuando sea necesario. No hacerlo puede empeorar el ambiente laboral y dañar de forma seria las relaciones
- Normatividad: Definir protocolos de comunicación con el equipo para acordar, comunicar, aclarar conflictos, realizar reuniones efectivas dará un marco de referencia que de certeza e incremente la productividad. El ejercicio de un liderazgo efectivo es crucial para generar un ambiente de confianza y apertura.
- Rendimiento: Cuando hay confianza y comunicación efectiva, los miembros del equipo pueden exponer sus opiniones, dar y solicitar cuentas a otros. En ese momento se puede incrementar el enfoque hacia el trabajo del proyecto en un ambiente colaborativo que permite la productividad.
- Despedida: Dada la naturaleza del proyecto, el trabajo terminará en algún momento. Agradecer y aprender de la experiencia puede dejar en los miembros del equipo conocimiento, madurez y relaciones que perduran.
En inglés se les conoce a estas fases como : forming, storming, norming, performing y adjourning.
Acciones concretas
Es más fácil decirlo que hacerlo en la vida real. Los proyectos suelen tener tiempos cortos, pocos recursos y mucho estrés. Fomentar el liderazgo efectivo es parte de una cultura de efectividad y madurez en gestión de proyectos. Algunas acciones concretas que el líder de proyecto puede realizar para fortalecer la integración de su equipo en aras de que avance a la etapa de rendimiento son:
- Mantener comunicación efectiva y constante: Mantener informado al equipo, aclarar qué le toca hacer a cada quien y asegurarse que todos saben qué se espera de los demás disminuye los malos entendidos y facilita el que todos se enfoquen a un mismo objetivo: el éxito del proyecto.
- Reuniones de integración: No es necesario asignar muchos recursos, y el tiempo invertido vale la pena sin duda. Asegurar que hay espacios para que los miembros del equipo se conozcan personalmente, no tiene que ser íntimamente, sólo gustos, intereses, preferencias o hobbies puede generar confianza.
- Retroalimentación efectiva: a tiempo, precisa y asertiva. Las felicitaciones en público, lo menos positivo en privado. Definir objetivos y evaluar el avance de forma constante puede apoyar a la persona mucho más a modificar sus comportamientos hacia lo que se espera de él.
- Fomentar el sentido de pertenenc Crear o fortalecer la identidad del equipo y facilitar el trabajo de otros de forma honesta es tarea de todos, pero inicia con el líder.
Los ambientes laborales son una de las principales razones por las que las personas permanecen en un lugar. La gestión de talento, atraer, retener y desarrollar a la mejor gente es indispensable en una organización que pretenda innovar y crear futuro a través de proyectos exitosos.
Elaboró: Equipo Avanza.
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